Fazer um bom controle da inadimplência é vital para evitar riscos à saúde financeira de sua empresa. A inadimplência dos clientes pode se tornar um grande problema dentro de uma organização se não controlada com uma boa gestão.
De acordo com dados divulgados pelo Serasa no Mapa da Inadimplência do Brasil, cerca de 30% da população brasileira está inadimplente. São cerca de 62 milhões de brasileiros endividados com um valor médio de R$ 3,9 mil por pessoa.
O “mapa” é atualizado todo mês pela Serasa, mas são números que deixam claro a importância de um planejamento e gestão do controle de inadimplência para não ficar sem receber o dinheiro devido pelos clientes. Afinal, as suas contas também devem fechar no final do mês.
- O que é controle de inadimplência?
- Como fazer controle de inadimplência?
- 1. Crie um histórico dos clientes
- 2. Analise o crédito antes aprová-lo
- 3. Não deixe a dívida se estender
- 4. Ofereça benefícios para quem paga em dia
- 5. Estabeleça uma régua de cobrança
- 6. Esteja aberto a negociar
- 7. Use uma planilha de controle de inadimplência
O que é controle de inadimplência?
O controle de inadimplência nada mais é do que a gestão dos clientes que possuem dívidas em aberto com a sua empresa. Trata-se de uma tarefa de controle financeiro com o objetivo de registrar os devedores, calcular juros e multas, tratar de negociações e, sobretudo, diminuir a inadimplência.
É fundamental que sejam adotadas boas práticas de gestão de inadimplência para otimizar os processos de cobranças, ficar atento ao histórico de clientes e utilizar recursos para que eles quitem suas dívidas.
Confira, então, algumas dicas de como fazer um bom controle de inadimplência!
Como fazer controle de inadimplência?
1. Crie um histórico dos clientes
O histórico de inadimplência serve para obter uma visão geral e conhecer os clientes, tanto os inadimplentes quanto os adimplentes. Entre as informações que esse histórico pode conter, estão:
- número de compras mensais;
- histórico de todas compras;
- datas em que preferem efetuar pagamentos;
- dados para contato.
Assim como na hora de criar estratégias de vendas é comum fazer uma pesquisa e juntar dados acerca dos potenciais clientes, o mesmo vale para a gestão financeira, que inclui a cobrança dos inadimplentes..
Além disso, com a criação e acompanhamento desse banco de dados, fica mais fácil identificar comportamentos e tendências de quais fatores contribuem para a inadimplência dos seus clientes.
Por exemplo, é possível averiguar se existe uma relação com o período do ano, formas de cobrança e até mesmo tipos de serviço ou produto.
Aqui também entra a questão de acompanhar as dívidas diariamente. Ou seja, fazer um controle de inadimplência por meio de relatórios com o objetivo de definir as situações e quais os procedimentos de cobrança.
2. Analise o crédito antes aprová-lo
A gestão da inadimplência também deve trabalhar com a prevenção. Por isso, é importante fazer uma análise de crédito do cliente junto aos serviços, como SERASA e SPC (Sistema de Proteção ao Crédito), antes mesmo de aprovar uma compra a prazo.
É um processo simples e comum hoje em dia, portanto, o cliente já está acostumado quando são solicitados documentos que comprovem a sua renda atual. A partir de então, é preciso ficar alerta e não conceder um crédito acima do que o cliente pode pagar.
3. Não deixe a dívida se estender
Muitas empresas acabam focando em clientes com mais tempo de dívida, o que não está errado. No entanto, é necessário dar atenção para aqueles que também não pagaram recentemente para não virar uma bola de neve.
Quanto mais tempo uma dívida tiver, mais difícil será fazer a cobrança e pode trazer sérios riscos a sua operação e seu capital de giro. Para fazer um bom controle de inadimplência, leve em consideração todos os clientes, mesmo que seja um atraso de poucos dias.
Nestes casos, determine uma data limite para enviar um comunicado ao cliente que o pagamento não consta na suas contas. A mensagem deve ter sempre um tom educado e simpático, sem soar agressivo.
4. Ofereça benefícios para quem paga em dia
Além da análise de crédito que já mencionamos, outra forma de prevenir a inadimplência é com benefícios para os clientes que pagam em dia. Podem ser incentivos em formas de pontos que se tornam descontos ou mesmo brindes mais simples mesmo.
Essas vantagens para os adimplentes contribuem para o pagamento na data certa, fidelização do cliente e também para o aumento das vendas. Quanto mais você valorizar o seu consumidor, melhor será o relacionamento comercial e menos problemas financeiros para sua empresa.
5. Estabeleça uma régua de cobrança
A régua de cobrança de inadimplência é um recurso que não pode ficar de fora da sua gestão e controle financeiro. Ela serve para padronizar as ações que acompanham os débitos e comportamentos dos clientes inadimplentes.
É como se tivesse em mãos um roteiro com todo o cenário de dividendos dentro de sua empresa e, a partir de então, quais devem ser as medidas adotadas para fazer as cobranças.
A régua também pode mostrar informações em uma linha temporal das dívidas dos clientes, dando norte para que saiba como proceder. Se, por exemplo, uma fatura estiver próxima do vencimento, sua equipe pode entrar em contato com a pessoa para lembrá-lo.
6. Esteja aberto a negociar
A cobrança de dívidas de clientes inadimplentes pode ser complicada ou não de acordo com uma série de fatores. Contudo, reduzir a inadimplência dentro de uma empresa pode ficar mais fácil se estiver disposto a negociar com o cliente.
Aqui, é preciso descobrir e entender as causas que levaram a pessoa a ficar endividada. Novamente, também pode levar em conta o histórico do cliente como um todo, inclusive o relacionamento com a empresa, para uma negociação boa para ambos os lados.
Para uma negociação de inadimplência de sucesso, considere estratégias como o parcelamento, redução de juros e/ou multas, além de estender os prazos de pagamentos.
7. Use uma planilha de controle de inadimplência
Como fazer um controle de inadimplência com uma planilha? Na verdade, é difícil encontrar um modelo de planilha de inadimplência que sirva para todas as empresas.
Afinal, cada negócio possui suas particularidades, atividades e bem como diferentes formas de atuar. No entanto, é possível sim ter uma ideia geral de quais são os principais dados que uma planilha de qualidade precisa ter, como:
- informações completas sobre os clientes;
- registro de todas as operações de vendas realizadas;
- valor total devido, incluindo quanto já foi pago e quanto ainda está pendente;
- identificação do número do pedido de venda e da nota fiscal;
- data de vencimento;
- informações sobre contatos de cobrança e histórico de cada operação.
Usar uma planilha de clientes inadimplentes é simples e eficiente para aplicar grande parte das dicas citadas aqui. Assim, você garante tanto a prevenção quanto a correção de problemas de inadimplência e evita qualquer risco à saúde financeira de sua empresa!
Este artigo foi escrito pelo autor convidado Gabriel Marquez, empreendedor e fundador da NFE.io, que oferece uma planilha de controle de inadimplência grátis para baixar. A NFE.io é um sistema de emissão e controle de notas fiscais que automatiza tarefas repetitivas, contribuindo para que você ganhe tempo e diminua gastos.
